Uppsnabbad mailhantering

Idag har jag gjort något riktigt häftigt. Jag har tömt min inbox i Outlook. I morse låg det över 400 mail där och nu är den tom. Inte ett mail så långt ögat når. Jag läste nämligen om en strategi för att spara tid på hantering av mail och samtidigt se till att man inte glömmer bort att svara eller se till att man får svar på sina mail. Det är jätteenkelt och naturligtvis tänker jag dela med mig av detta lilla "knep".

För mig känns det verkligen som en befrielse då jag har en tendens att få stora mängder mail. Ibland händer det att jag missar att svara på viktiga mail, och ibland glömmer jag bort att jag väntar på ett svar som jag aldrig får. Så här kommer the very special success model for simple mailhantering.

Huvudregeln är att skumma igenom all mail som hamnar i din inbox. Utifrån vad mailet innehåller placerar du det (om du inte svarar på det direkt naturligtvis) i en av tre mappar som du skapar:

1. Att göra - Hit flyttar du all mail som kräver någon form av handling innan du kan arkivera mailet eller svara på det. T.ex att du måste kolla upp priser innan du kan skicka en offert, eller springa hem och dammsuga för att kunna svara frugan att du faktiskt har dammsugat precis som du sa att du skulle göra och att det är tråkigt att hon inte litar på dig.

2. Att läsa - Hit flyttar du allt som kräver din fulla uppmärksamhet men som du inte hinner läsa just nu.

3. Att vänta på svar - Här placerar du mail som du svarat på där du behöver ett svar för att kunna gå vidare, eller där du helt enkelt behöver en bekräftelse på att det kommit fram. Då vet du vilka mail du väntar svar på.

That's it egentligen. Men det är ytterligare en liten detalj som jag tycker underlättar rejält för att hålla koll på hur många mail man har i varje mapp. Normalt visas det med en siffra bredvid mappnamnet hur många olästa (oöppnade) mail som ligger i en mapp. Men eftersom merparten av dina mail i dessa mappar kommer att vara öppnade, så ska vi ändra på detta.

När du skapat dina mappar så högerklickar du på mappen, väljer egenskaper och kryssar för "Visa totalt antal objekt". Nu visas hur många mail som faktiskt ligger i mappen (både lästa och olästa), vilket håller dig uppmärksam på hur många mail du har att jobba med.

Du kan naturligtvis döpa dina mappar till vad du vill, men jag har valt dessa namn för att de då hamnar under varandra.

Lycka till med den nya ordningen!